Algemene voorwaarden bij een factuur een must have or not?

Algemene voorwaarden bij een factuur: een must have or not?

Als handelaar wordt u (te) vaak geconfronteerd met wanbetaling, zowel in relatie tot andere handelaars als in relatie tot particulieren. Of wat in geval van zichtbare en verborgen gebreken of leveringstermijnen of eigendomsvoorbehoud? Deze elementen worden geregeld in de zgn. ‘Algemene Voorwaarden’. Maar kan u zich als handelaar te allen tijde beroepen op deze Algemene Voorwaarden? Wij gaan hierna verder in op het nut van goede en sluitende Algemene Voorwaarden:

In een ideale wereld wordt voor elk werk, dienst of levering een door alle partijen geparafeerde en ondertekende overeenkomst opgesteld, dit vaak als uitkomst van lange onderhandelingen. Zulke overeenkomst geeft meestal weinig aanleiding tot discussies aangezien alle clausules gekend en bediscussieerd zijn door de partijen. Echter, deze tijdrovende werkwijze is binnen het hedendaagse handelsverkeer quasi onmogelijk te hanteren.

Om tijdswinst te genereren maken de meeste handelaars dan ook gebruik van zgn. ‘Algemene Voorwaarden’. Deze ‘Algemene Voorwaarden’ scheppen een contractueel kader, toepasbaar op elke handelstransactie van deze handelaar met klanten.

Voorafgaand dient opgemerkt te worden dat er een fundamenteel verschil bestaat tussen de aanvaarding van Algemene Voorwaarden door een particulier of een professioneel (onderneming). Voor een goed begrip, deze laatste wordt geacht de Algemene Voorwaarden te kennen en zonder meer te aanvaarden. Anders is het gesteld bij particuliere klanten. De particulier daarentegen wordt niet geacht over deze voorkennis te beschikken en uw Algemene Voorwaarden zijn dan ook niet automatisch tegenwerpelijk aan de particulier. De particulier dient de Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk te aanvaarden. Dit kan het gemakkelijkste bewezen worden door een handtekening op de offerte of de factuur.

In de praktijk worden de Algemene Voorwaarden vaak op de achterzijde van de factuur geplaatst (de zgn. ‘kleine lettertjes’) of als bijlage aan een offerte gevoegd. U bent als handelaar in de eerste plaats wel verplicht om uw klant te informeren dat er Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Dit doet u onder meer door op uw verkoopdocumenten zoals offertes, bestelbonnen en facturen uitdrukkelijk naar die verkoopsvoorwaarden te verwijzen. Het volstaat niet dat de Algemene Voorwaarden op de achterzijde van de offerte, bestelbon of factuur vermeldt staan. In dat laatste geval moet u op de voorzijde van uw factuur vermelden dat de Algemene Voorwaarden zich op de achterzijde van het document bevinden. Idealiter laat u uw klant zelfs een verklaring ondertekenen waarbij hij/zij verklaart de Algemene Voorwaarden ontvangen te hebben. Dit om elke latere discussie omtrent de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden in de kiem te smoren.

Immers, bij gebrek aan uitdrukkelijke aanvaarding van de Algemene Voorwaarden door een particulier kan u van diezelfde particulier noch intresten, noch een schadebeding conform de Algemene Voorwaarden vorderen in de dagvaarding wegens het niet betalen van een factuur. Er kunnen wel intresten en een schadebeding gevorderd worden, echter niet deze van de Algemene Voorwaarden. U zal dan enkel de verwijlsintresten aan de wettelijke rentevoet kunnen vorderen, die vanaf 1 januari 2016 ten aanzien van de particulier 2,25 % bedraagt. Terwijl u in de Algemene Voorwaarden bv. een conventionele interest van 10% kan bepalen…

Welke bepalingen worden zoal opgenomen in de Algemene Voorwaarden? Enkele voorbeelden: prijsbepaling, contractuele wanprestaties, betalingstermijnen en –modaliteiten, schadevergoedingen en nalatigheidsinteresten, eigendomsvoorbehoud, leveringstermijn, overmacht, geldigheidsduur offertes, eenzijdig wijzigingsrecht, rechtsbankkeuze,… . Voornoemde bepalingen zullen niet (allemaal) toepasselijk zijn op uw bedrijf, dus is het zeer voornaam om over geïndividualiseerde algemene voorwaarden te beschikken. Zie het als ‘haute couture’ op maat van uw bedrijf.

Tot slot nog een goede raad van de advocaat: Laat u nooit verleiden om mooi ogende algemene voorwaarden van een andere onderneming te kopiëren en zelf te gebruiken.